Типичные причины отклонения нотификаций ФСБ

Вместе с заявкой в ФСБ подаётся подтверждение полномочий заявителя, если он действует от имени производителя. В случае подачи документов от третьего лица — это доверенность. Если она не приложена или оформлена с нарушениями, заявка будет отклонена.

В некоторых ситуациях повторной подачи можно не прикладывать доверенность — если ранее она уже была представлена и действительна, однако такие случаи — исключение, а не правило.

Текст доверенности должен содержать чёткий перечень действий, которые может совершать представитель: например, подача нотификаций ФСБ, представление интересов в государственных органах ЕАЭС, подача документов на экспорт/импорт лицензируемой продукции и т. д.

Общие формулировки типа «представление интересов» или «оформление документов» — частая причина ошибка повлекшая отказ. Чем конкретнее полномочия, тем выше шанс одобрения.

Если доверенность подписана сотрудником компании-производителя, нужно убедиться, что он действительно имеет право действовать от имени этой организации. В документе должна присутствовать формулировка нотариуса, подтверждающая, что подписант обладает соответствующими правами.

Иногда доверенность оформляется на российское юридическое лицо, но нотификацию подписывает не руководитель, а другой сотрудник. Если у этого сотрудника нет официального подтверждения полномочий, регистрация может быть отклонена.

В подобных ситуациях требуется предъявить приказ о назначении, выписку из ЕГРЮЛ либо отдельную доверенность, подтверждающую, что подписавший нотификацию действительно обладает соответствующими полномочиями.

Такое часто происходит при повторной подаче документов: доверенность использовалась ранее, но к моменту новой заявки срок её действия истёк. Важно заранее проверять актуальность доверенности и при необходимости получать новый документ от изготовителя.

Если в письме ФСБ содержится фраза о несоответствии приложению № 4, это может свидетельствовать о том, что продукция рассматривается как содержащая лицензируемые шифровальные функции. Такие товары требуют не нотификации, а лицензии Минпромторга России на ввоз или вывоз.

В отдельных ситуациях, таких как временный ввоз или поставка продукции для собственных нужд, допускается оформление Заключения ФСБ — это менее трудоёмкий и более оперативный процесс по сравнению с получением лицензии.

Прежде чем подавать пакет документов на регистрацию, рекомендуется убедиться в наличии действующей нотификации в Едином реестре ЕАЭС. Если для вашего товара уже оформлен и зарегистрирован подобный документ, повторная подача не требуется — вы вправе использовать существующую нотификацию при осуществлении ввоза или вывоза продукции.

Согласно подпункту «а» пункта 4 Положения, срок действия вновь оформляемого документа не должен превышать срок действия действующей нотификации на оборудование, входящее в состав изделия. Если заявлен более длительный период, это рассматривается как нарушение регламента и становится основанием для отказа.

В соответствии с пунктом 8 Положения, обязательно должны быть отражены:

• применяемые криптопротоколы;
• названия, назначение и предельные длины ключей для используемых алгоритмов;
• версия используемого программного обеспечения;
• в случае с беспроводными средствами — максимальная дальность действия без усилителей и ретрансляторов;
• информация о блокированных шифровальных функциях, если такие предусмотрены изготовителем.

Отсутствие хотя бы одного из вышеуказанных параметров, неточности или общие формулировки (например, «шифрование данных» без расшифровки алгоритма) — распространенная ошибка. Чтобы корректно заполнить этот раздел, требуется доступ к полной технической документации и знания в сфере криптографии и шифровальных механизмов.

В пункте 2 необходимо подробно описать устройство, его назначение, а также конкретизировать, для чего в нём используются функции криптошифрования. На практике распространены отказы, связанные с тем, что описание оказывается слишком кратким, неполным или обтекаемым. Например, если указать просто «поддержка защиты данных», без конкретизации назначения (идентификация, шифрование соединения, VPN и т.п.), ФСБ может расценить это как нарушение требований.

Документ может быть оформлен только на товар, входящий в одну или несколько категорий, перечисленных в Приложении № 4 к Положению. Ошибки в определении категории — распространенное нарушение, приводящее к отклонению заявки.

Если по результатам анализа ФСБ выявит несоответствие между указанными в нотификации характеристиками и данными, опубликованными изготовителем (например, в паспорте изделия, инструкции или на официальном сайте), вы получите отказ в регистрации.

Убедитесь, что все сведения в документе совпадают с официальной технической документацией.

Форма нотификации утверждена, и отклонения от неё недопустимы. Часто заявители по ошибке:

• вписывают информацию в поля, не предусмотренные формой;
• используют нестандартный бланк;
• ставят печати или подписи в неположенных местах;
• дописывают лишние сведения, не предусмотренные структурой.

Пример отказа: «…в представленной форме документа заполнены графы, не предусмотренные Положением…». Это означает, что вы нарушили формат, установив неформализованные элементы, что недопустимо при подаче документов в ЦЛСЗ ФСБ.

В пунктах 3 и 7 нотификации обязательно должны быть корректно и полностью указаны:

• реквизиты производителя;
• юридическая информация о заявителе, включая адрес, ОГРН, ИНН и контактные данные.

Отсутствие этих сведений или их частичное указание — формальное основание для отклонения заявки.

Документ подаётся в двух бумажных экземплярах. Отправка только одной копии расценивается как нарушение процедуры, и регистрация в таком случае невозможна.

Должна присутствовать цифровая версия документа, на электронном носителе — например, CD-диск или флеш-накопитель. Электронный файл должен быть выполнен в формате .xls (Microsoft Excel) и соответствовать структуре, установленной Приложением 1 к Положению.

Отсутствие электронного файла — формальное основание для отказа, даже если бумажная копия оформлена без ошибок.

При необходимости использовать дополнительные листы или при нехватке места на основном листе, применяется двусторонняя печать. Односторонняя распечатка рассматривается как нарушение установленного формата подачи документации.

Информация в бумажной и электронной нотификациях должна совпадать без отклонений. Все поля, включая:

• реквизиты изготовителя и заявителя,
• адреса и телефоны,
• список товаров,
• криптографические параметры

должны быть идентичны в обеих версиях. Частая ошибка — автоматическое изменение формата данных в Excel. Например, если поле с идентификатором нотификации отформатировано как числовое, нули в начале строки могут быть автоматически удалены, что приведёт к расхождению данных и, как следствие, отказу в регистрации.